DURC: durata, scadenza e controllo nei rapporti con i subappaltatori

Il DURC ha validità di 120 giorni dalla data dell’interrogazione, cioè dal momento in cui viene generato dal sistema Durc On Line, non dal giorno in cui l’hai ricevuto per email. È la ragione per cui un documento arrivato oggi può avere davanti a sé pochi giorni di validità residua, e per cui il controllo dei DURC dei fornitori non si fa guardando la cartella in cui sono archiviati: si fa guardando la data scritta dentro ciascun file.

Che cos’è il DURC e cosa attesta

Il Documento Unico di Regolarità Contributiva attesta la regolarità di un’impresa nei pagamenti e negli adempimenti previdenziali e assicurativi nei confronti di INPS e INAIL e, per le imprese edili, delle Casse edili. La verifica avviene per via telematica attraverso il servizio Durc On Line: l’esito è un documento in formato PDF, consultabile non solo da chi lo ha richiesto ma da chiunque vi abbia interesse.

Attesta una situazione a una data. Non è una qualifica permanente dell’impresa e non dice nulla sulla formazione dei lavoratori, sull’idoneità dei mezzi o sull’adeguatezza del piano operativo di sicurezza: è uno dei documenti che concorrono alla verifica dell’idoneità tecnico-professionale prevista dal D.Lgs. 81/2008, non un sostituto degli altri.

Informazione generale, non consulenza. Le regole sul DURC vanno lette insieme alla disciplina di settore applicabile al singolo rapporto. Prima di adottare una procedura aziendale, confrontala con il proprio consulente del lavoro o con l’ufficio competente.

Quanto dura il DURC e da quando si contano i 120 giorni

La durata è di 120 giorni e decorre dalla data di effettuazione della verifica, cioè dall’interrogazione che ha generato il documento. Il conteggio non riparte quando il file viene inoltrato, salvato o protocollato.

Questo produce una differenza che in cantiere pesa:

Se il registro delle scadenze è costruito sulla data di archiviazione, in questo esempio segnerà il documento come valido fino a ottobre. Sarà scaduto da tre mesi.

Perché la data di caricamento non è la data del documento

Nella pratica quotidiana i documenti arrivano quando il fornitore riesce a mandarli, non quando vengono emessi: un DURC generato per un’altra gara, un file ripescato dalla cartella dell’anno prima, un PDF inoltrato da un collega. Nessuno di questi passaggi rinnova la validità.

Ci sono tre errori ricorrenti:

• contare dalla ricezione, e quindi credere di avere quattro mesi di margine quando ne restano pochi giorni;
• considerare il DURC un documento “dell’impresa” e non un documento con una data, quindi tenerne una copia sola per fornitore;
• non distinguere i DURC di imprese diverse all’interno dello stesso cantiere, e trattarli come se scadessero insieme.

Come organizzare i DURC di più imprese e fornitori

Il problema non è il singolo documento: è che i documenti sono molti e scadono in momenti diversi. Alcune regole che funzionano indipendentemente dallo strumento usato:

1. Registra la data di emissione, non quella di ricezione. È l’unico dato che determina la scadenza.
2. Tieni un documento per fornitore e per periodo, non un file unico sovrascritto: serve poter dire quale DURC copriva quale fase del lavoro.
3. Collega il documento all’impresa e al cantiere, così che chiudendo un cantiere si sappia quali coperture erano attive.
4. Metti un preavviso, non un promemoria alla scadenza. Rifare un DURC richiede tempi che non dipendono da te.
5. Verifica l’esito, non solo la presenza. Un documento che riporta un esito irregolare va gestito, non archiviato.

Quali rischi operativi comporta la verifica manuale

Non è una questione di attenzione: è una questione di volumi. Un cantiere con sei imprese, quaranta lavoratori e otto mezzi genera decine di date, ognuna con una periodicità propria. La verifica manuale funziona finché le imprese sono tre e i documenti dieci; oltre, il controllo diventa a campione senza che nessuno lo abbia deciso.

Le conseguenze tipiche sono tre: un’impresa entra in cantiere con un documento non più valido; una verifica viene fatta ma non resta traccia di chi l’ha fatta e quando; una scadenza viene scoperta durante un controllo, quando non c’è più margine per rimediare.

Come funziona il preavviso in Edilfy

In Edilfy la data non viene digitata a mano: viene letta dal documento durante l’analisi, insieme alla data di emissione, e confrontata con la validità prevista per quel tipo di documento. Da lì nasce la notifica di documento in scadenza, che arriva quando c’è ancora tempo per intervenire; la dashboard apre con il riquadro dei documenti in scadenza.

La stessa logica vale per gli altri documenti a termine: attestati di formazione, idoneità sanitarie, revisioni e verifiche periodiche dei mezzi. E vale anche per i fornitori che non hanno un account, quelli di cui tieni tu il fascicolo.

Quello che Edilfy non fa: non richiede il DURC agli enti al posto tuo, non certifica la regolarità di un’impresa e non decide se un’impresa può entrare in cantiere. Legge, data, segnala. La decisione resta a chi ha la responsabilità di prenderla. Come funziona il controllo delle scadenze.

Domande frequenti

Quanto vale il DURC?

120 giorni dalla data dell’interrogazione che lo ha generato, secondo quanto indicato da INAIL nella pagina dedicata al DURC per le imprese con dipendenti.

Se il DURC scade durante i lavori, l’impresa deve fermarsi?

La scadenza del documento non produce di per sé un effetto automatico sul cantiere: comporta però che la verifica di regolarità non sia più attuale e vada rinnovata. Le conseguenze pratiche dipendono dal contratto, dal tipo di opera e dalla disciplina applicabile: è uno dei casi in cui conviene farsi indicare la procedura corretta dal proprio consulente.

Posso richiedere io il DURC di un mio fornitore?

Il documento è consultabile da chiunque vi abbia interesse tramite il servizio telematico. In pratica molte imprese preferiscono chiederlo direttamente al fornitore, ma la verifica autonoma resta possibile e permette di conoscere la data effettiva dell’interrogazione.

Il DURC è lo stesso per tutti i settori?

Il documento attesta la regolarità verso gli enti previdenziali e assicurativi; per l’edilizia rientra anche la posizione presso le Casse edili. Esistono inoltre documenti distinti, come il DURF per la regolarità fiscale, che rispondono a finalità diverse e non si sostituiscono al DURC.

Come faccio a sapere in anticipo quali DURC scadranno il mese prossimo?

Serve che la data di emissione di ciascun documento sia registrata e collegata all’impresa e al cantiere. Da lì l’elenco è una conseguenza: senza quel dato, qualunque strumento produce un elenco basato sulla data di archiviazione, che è la data sbagliata.

Conservare i DURC scaduti serve a qualcosa?

Sì: servono a dimostrare quale copertura era attiva in un dato periodo. Vanno però tenuti distinti da quelli in corso di validità, altrimenti l’archivio diventa ambiguo proprio quando serve chiarezza.

Fonti

La durata di 120 giorni dalla data dell’interrogazione e la descrizione di cosa attesta il DURC sono tratte dalla pagina INAIL dedicata al DURC per le imprese con dipendenti. Il quadro degli obblighi di verifica dell’idoneità tecnico-professionale è quello del D.Lgs. 81/2008 nel testo vigente pubblicato su Normattiva.