Gestione documentale

Un archivio unico per l’impresa, le persone, i mezzi e i cantieri

I documenti smettono di stare in cinque cartelle e in due chat. Ognuno viene collegato al soggetto giusto, letto e datato — e quando è il POS, al cantiere giusto.

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Archivio

Le voci sono quelle del mestiere, non campi liberi

L’archivio aziendale si compila una volta e vale per tutte le candidature: i documenti vengono mostrati ai committenti quando ti candidi, senza rifare ogni volta lo stesso invio.

Documenti obbligatori già previsti
DURC, POS, DVR, visura camerale, UNILAV, attestati di formazione, idoneità sanitaria, tessere di riconoscimento, DURF: l’elenco esiste già, non va inventato.
Importazione massiva con revisione
Un archivio ZIP con quello che hai in cartella diventa un archivio ordinato, dopo un passaggio di conferma che ferma i file classificati male.
Validità dichiarata accanto al documento
Ogni tipo porta con sé la propria durata attesa — 120 giorni per il DURC, sei mesi per la visura — così il confronto con le date è immediato.

Dettaglio delle schede documento: per ciascun tipo la validità prevista, il file caricato, la data di caricamento e lo stato dell’analisi. — Ogni tipo di documento con la propria validità e il file più recente.

Lettura assistita

Un file presente non è un file valido

Sapere che un documento esiste non dice se è quello giusto, se è ancora in corso di validità e se riguarda davvero la persona, il mezzo o il cantiere a cui lo stai associando.

1
Il documento è quello che dichiara di essere? Il file viene confrontato con il tipo dichiarato al caricamento.
2
Quali date contiene? Emissione e scadenza vengono estratte e confrontate con la validità prevista.
3
Quanto è coperto? Viene assegnato un punteggio da 0 a 100, mostrato come anello colorato: verde da 80, ambra da 50, rosso sotto.
4
Cosa non va? Le criticità vengono elencate distinguendo errori bloccanti e avvertenze, con un riepilogo in italiano leggibile anche da chi non è tecnico della sicurezza.

La firma resta a una persona

Ogni referto può essere validato o respinto a mano, e il giudizio umano prevale. Edilfy non certifica i fornitori e non mette in regola nessuno: mostra dove non lo sei.

Archivio filtrato sui documenti scaduti: un DURC con etichetta “Scaduto”, punteggio dell’analisi AI e data di scadenza superata. — Il filtro sui documenti scaduti o in scadenza.

Fascicolo di cantiere

Il POS giusto per il cantiere giusto

Ogni appalto pubblicato diventa un cantiere, senza che nessuno debba crearlo. Nel fascicolo si depositano i documenti della propria impresa, quelli dei fornitori gestiti e — in sola lettura, per chi ha pubblicato — quelli di chi si è aggiudicato il lavoro.

Documenti del fascicolo di cantiere, con chi li redige e a cosa si riferiscono
Documento	Chi lo redige	A cosa si riferisce
POSPiano Operativo di Sicurezza	Impresa esecutrice	Riferito al singolo cantiere: uno per impresa, per lavoro. È l’unico sempre obbligatorio.
DVRDocumento di Valutazione dei Rischi	Datore di lavoro dell’impresa	Riguarda l’azienda nel suo complesso, e nel cantiere viene depositato come riferimento.
DUVRIDocumento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenti	Committente o datore di lavoro committente	Serve quando più imprese lavorano sullo stesso spazio e possono interferire.
PSCPiano di Sicurezza e Coordinamento	Coordinatore per la sicurezza incaricato dal committente	Riguarda l’intera opera. Non tutti i cantieri lo prevedono.

Chiedere tutto sempre non è prudenza

PSC e DUVRI dipendono da come è configurato il cantiere. Pretenderli in ogni caso significherebbe marcare come non conforme un’impresa che legittimamente non li ha. Per la differenza fra i quattro documenti, vedi POS, DVR, PSC e DUVRI.

Documenti dei fornitori

Chiedi quello che serve a quel lavoro, non un elenco generico

Al momento di pubblicare un appalto scegli cosa chiedere ai candidati. Quella scelta diventa la griglia con cui confronterai le candidature ricevute.

Obbligatori e facoltativi separati
I documenti sempre richiesti restano fissi; DUVRI, PSC, certificazioni ISO, polizze, referenze e piano di qualità si aggiungono quando servono.
Fornitori senza account
Per chi non userà mai un’applicazione crei tu la scheda e tieni i suoi documenti, con le stesse verifiche.
Visibilità limitata
I documenti di un candidato restano visibili finché la candidatura è in corso.

Selezione dei documenti richiesti ai candidati: elenco dei documenti sempre obbligatori e caselle per DUVRI, PSC, ISO 9001, 14001, 45001, polizze e referenze.

Domande frequenti

Sulla gestione documentale

Perché il POS non può stare nell’archivio aziendale come gli altri documenti?

Perché non esiste “il POS di un’impresa”: esiste il POS di quell’impresa per quel cantiere. Tenerne uno solo per fornitore significa dichiarare conforme un’azienda usando un piano scritto per un lavoro chiuso da tempo. In Edilfy il POS vive nella dimensione cantiere, insieme al lavoro a cui si riferisce.

Come funziona il caricamento da archivio ZIP?

Si trascina un archivio con dentro quello che si ha già. Edilfy classifica i file, riconosce il tipo di documento e presenta l’elenco per la revisione: è un passaggio obbligatorio, non una barra di avanzamento. Poi legge i contenuti e precompila i campi, che vanno confermati. Se l’importazione si interrompe riprende da dove era rimasta e ricaricando lo stesso archivio non si duplica nulla.

Devo indicare a mano quali attestati servono a ogni lavoratore?

No. Si dichiara la mansione — sono previste sedici mansioni, dal gruista al capocantiere — ed Edilfy sa quali attestati sono richiesti. A un elettricista non viene chiesto il patentino della gru a torre. Una matrice di copertura mostra, per ogni lavoratore, cosa c’è e cosa manca.

E se un documento è formalmente valido ma con esito negativo?

Viene trattato per quello che è. La verifica periodica di un apparecchio di sollevamento può avere esito negativo: un documento in corso di validità con esito negativo non rende utilizzabile la macchina, ed Edilfy lo segnala come criticità.

Continua da qui

Controllo delle scadenze
Come le date lette dai documenti diventano notifiche.
Qualifica dei fornitori
Dal fascicolo al confronto fra candidati.
Documenti da richiedere a un subappaltatore
La checklist prima dell’ingresso in cantiere.

Portiamo dentro il tuo archivio

Nella demo carichiamo un archivio ZIP reale e guardiamo insieme cosa viene riconosciuto, cosa manca e cosa sta per scadere.

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